Za kilka dni, dokładnie 1 lutego 2026 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla pierwszej grupy przedsiębiorców w Polsce. To prawdziwa rewolucja w sposobie wystawiania faktur - koniec z PDF-ami i papierem, witamy w świecie elektronicznych dokumentów XML.
Najważniejsze informacje:
- 1 lutego 2026 - KSeF obowiązkowy dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku
- 1 kwietnia 2026 - system staje się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych firm
- 1 stycznia 2027 - obowiązek dla mikrofirm (do 10 tys. zł miesięcznie)
- Wszystkie firmy muszą odbierać faktury przez KSeF już od 1 lutego
- W 2026 roku nie będzie kar za błędy czy nieprzystąpienie do systemu
- Faktury PDF i papierowe tracą moc prawną w relacjach B2B
Przygotowania do startu - ostatnie dni KSeF 1.0
W ostatnich dniach stycznia system KSeF 1.0 przejdzie planowaną przerwę techniczną. Ministerstwo Finansów poinformowało o przerwie w dniach 26-31 stycznia 2026 roku. Po tej przerwie, od 1 lutego, uruchomiony zostanie nowy system KSeF 2.0 z rozszerzonymi funkcjonalnościami.
Nowe uprawnienia i certyfikaty będą dostępne dopiero w systemie KSeF 2.0 od 1 lutego. Ministerstwo udostępniło również Aplikację Mobilną KSeF, która ułatwi korzystanie z systemu na urządzeniach mobilnych.
Kto musi zacząć od 1 lutego?
Pierwsza fala obejmuje największe firmy - te, których roczny obrót brutto w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych. To oni będą pionierami nowego systemu. Ale uwaga - wszystkie firmy, bez względu na wielkość, muszą od 1 lutego odbierać faktury przez KSeF.
To ruszy od 1 lutego, więc jest taka trochę narracja niektórych, że 'skoro raz przełożyli, to pewnie jeszcze raz przełożą’. Nie, nie przełożą
- Jarosław Neneman, wiceszef Ministerstwa Finansów
Harmonogram dla pozostałych
Kolejny etap to 1 kwietnia 2026 roku. Wtedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkie pozostałe firmy. Ostatnia grupa - mikroprzedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą do 10 tysięcy złotych - mają czas do 1 stycznia 2027.
Co ciekawe, w całym 2026 roku nie będzie kar za błędy.
W 2026 roku podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ani za błędy, które są związane z KSeF-em
- Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej
Co zmienia się w praktyce?
Największa zmiana? Faktury w formacie PDF i papierowe dokumenty w relacjach B2B tracą moc prawną i stają się jedynie wizualizacją danych, które muszą zostać przesłane przez KSeF. Samo umieszczenie faktury w systemie jest równoznaczne z jej przesłaniem.
Eksperci przewidują jednak zamieszanie związane z różnymi rodzajami faktur. KSeF zmienia bowiem definicję faktury w świetle prawa, co może generować wątpliwości interpretacyjne.
Dla zwykłych konsumentów nic się jednak nie zmienia.
Dla konsumentów nic się nie zmienia, faktury za energię elektryczną czy wodę będą otrzymywać na tych samych zasadach jak obecnie
- Marcin Łoboda, szef KAS
Obawy mikroprzedsiębiorców
Mimo że mikroprzedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowania, już teraz wyrażają obawy co do nowego systemu. Część z nich uważa, że KSeF służy głównie administracji i może generować dodatkowe obciążenia biurokratyczne dla najmniejszych firm.
Jak przygotować się do startu?
System działa już w wersji dobrowolnej od 2022 roku, a testy otwarte KSeF 2.0 ruszyły we wrześniu ubiegłego roku. Do 14 stycznia zarejestrowało się już 6,3 miliona użytkowników, którzy wystawili łącznie 23,2 miliona próbnych faktur.
Zachęcam cały czas jeszcze raz do tego, żeby wejść na stronę internetową, przeczytać i zarejestrować się jako przedsiębiorca, który będzie wystawiał i odbierał faktury w Krajowym Systemie Faktur
- Marcin Łoboda, szef KAS
Dokumenty w systemie będą przechowywane przez 10 lat, a limit paragonów nie objętych systemem wynosi 450 złotych. To oznacza, że mniejsze transakcje nadal mogą odbywać się tradycyjnie.
Źródła: businessinsider.com.pl, ksef.podatki.gov.pl, TVN24, prawo.pl, podatki.gov.pl
Komentarze
Komentarze (0)